Terça-feira, 16 de Agosto de 2005
Arrumar a Casa

Maria José Nogueira Pinto apresentou na passada semana, com o título "Arrumar a Casa", o seu programa para o modelo de gestão da CML.

Para ler o Programa e os comentários da candidata do CDS, clique em "Continue a ler Arrumar a Casa" ou no sidebar do lado direito.

Arrumar a Casa

Objectivos: - Arrumar a Casa
- Revitalizar a Cidade

Considero que o primeiro é meio caminho andado para atingir o segundo.

Casa: - CML

- Empresas Municipais

Empresas Municipais – Principais Problemas:

- Foram criadas à imagem e semelhança da CML.

- Não eliminaram serviços municipais.

- Não implementaram nem modelos de gestão nem dinâmicas de actuação que se aproximassem das do sector empresarial privado.

Considero que a CML não aproveitou a criação das empresas como oportunidades de fazer emagrecer a organização e que com a criação da maioria destas empresas se obteve mais custos que benefícios”.


CML – Principais Problemas:
- “Cultura Organizacional”

- Poder de absorção da organização

- Tipo de estrutura

O facto da estrutura estar organizada por áreas funcionais sem que haja uma coordenação comum, está desde logo na origem duma série de disfunções que só por si já garantem a ineficácia da organização.

- A última reestruturação e a forma como foi efectuadas

Ao manter a opção de organização por áreas funcionais a exemplo das anteriores estruturas, acabou por não ser mais do que um “baralhar e dar de novo”. Para além disso foi realizada demasiado à pressa pelo que em termos de distribuições de funções aumentaram as omissões e as duplicações. O facto de não ter havido um período de implementação (a reestruturação entrou em vigor no próprio dia em que foi publicada e foi publicada com data retroactiva) levou a que não houvesse tempo para ser interiorizada, havendo serviços que três anos decorridos ainda não perceberam qual o seu papel na organização.

- Incompetência do “aconselhamento” técnico

Pela primeira vez os responsáveis políticos optaram por ser assessorados quase exclusivamente por pessoas externas à organização, na sua maioria sem experiência autárquica e sem conhecimentos específicos nas matérias que assessoram, o que dificultou a articulação com os serviços e a qualidade das suas decisões.

- Inversão da pirâmide na estrutura hierárquica

Era usual que os responsáveis político escolherem para os lugares de chefia os melhores técnicos existentes nos serviços. Não é linear que bons técnicos dêem boas chefias, mas é certo que em termos de conhecimentos a pirâmide hierárquica era formada por: muito competentes, competentes, executantes, estando os primeiros instalados no pico. Pela primeira vez houve grande renovação nas chefias com a mudança de responsáveis políticos, o que por si só poderia não ser mau, sucede porém que a maior parte das novas chefias não possuíam experiência autárquica e foram colocados na gestão de áreas completamente desfasadas da sua área de formação o que levou a uma inversão da pirâmide. Isto prejudicou bastante a eficiência da CML, deixou tecnicamente desenquadrados os funcionários e constituiu mais um factor de desmotivação para os competentes que lhe ficaram subordinados.

- Desmotivação generalizada.

Dado haver muito poucos factores que possam ser utilizados como instrumentos de motivação, a desmotivação é uma presença constante na organização. Esta situação agravou-se ainda mais com a última câmara devido à postura com que entrou, ao insucesso da reestruturação e aos aspectos anteriormente referidos sobre a última gestão autárquica.

- “Cada técnico é uma câmara”

A falta de normas formais para apreciação dos procedimentos torna os critérios municipais extremamente dependentes dos critérios individuais e, nem mesmo estes parecem ser muito coerentes ou consistentes. Esta situação agravou-se ainda mais na última câmara por ter reduzido o enquadramento técnico efectuado pelas chefias.

- Falta de gestão de recursos humanos

Não é conhecido nenhum sistema de gestão de recursos humanos. Nunca transpareceu a preocupação de adequar o número de funcionários às atribuições dos núcleos funcionais, de estudar o volume de trabalho entrado para cada um deles, a sua produtividade ou a dos seus funcionários.

CML – Aspectos relevantes para “Arrumação da Casa”:

1) É necessário procurar conhecer a Casa
Conhecer: - a estrutura:

· as atribuições

· o enquadramento legal das atribuições

· os procedimentos implementados e os circuitos de instrução correspondentes

· os recursos humanos afectos

· a cultura da organização”

· o sentir dos funcionários

· o sentir dos “detentores de interesses”, representados por Juntas de Freguesias ou Associações.

· os principais problemas

2) Preparar a “Arrumação”
Definir o objectivo

· Estudar os percursos de instrução de procedimentos mais curtos possível, tendo em conta a componente legal

§ - Estudar o enquadramento legal de forma a definir critérios de apreciação, normas de procedimento e descritivos de funções que possam nortear a actuação de quem desempenha o mesmo tipo de tarefa.

§ - Estudar a forma de reduzir ao máximo o número de processos entrados

§ - Estudar a forma de reduzir ao máximo os movimentos de documentação

§ - Estudar modelos para informações e minutas para documentos a produzir

§ - Estudar a forma de enquadrar as urgências sem prejudicar o ritmo de instrução dos procedimentos normais

§ - Estudar as aplicações informáticas existentes, forma de aperfeiçoamento e viabilidade de interligação

Transformar a CML numa organização eficaz e eficiente” parece-me ser o mais ambicioso dos objectivos a alcançar com a “arrumação”..

A redução dos percursos de instrução dos procedimentos, do número de processos e dos movimentos de documentação assim como o enquadramento das urgências e a evolução das aplicações informáticas ajudarão a tornar a CML mais eficaz.

A implementação de critérios de apreciação e a elaboração de normas de procedimento ajudarão a CML a ser mais eficiente.

Os modelos para elaboração de informações e as minutas para produção de documentos poderão contribuir para ambas”.

3) “Arrumação” -
· Implementar as alterações e metodologias aconselhadas pelo trabalho preparatório.

· - Informatizar todos os circuitos de instrução de procedimentos considerando todas as opções possíveis, de forma a obter um instrumento de gestão eficaz.

· - Automatizar as tarefas que possam dispensar intervenção humana

· - Disponibilizar automaticamente e duma forma generalizada os modelos e minutas para produção de documentação.

· - Desenhar uma nova estrutura para a CML, que tenha em conta todo o trabalho de estudo e organização anteriormente desenvolvido, que tente fazer corresponder núcleos orgânicos a circuitos de instrução de procedimentos, que seja simultaneamente abrangente (de forma a não haver procedimentos que não estejam enquadrados em qualquer serviço) e restritiva (de forma a que não haja sobreposições indesejáveis).

· - Elaborar Projecto de Implementação e estabelecer prazo de implementação.


4) Implementação da “Arrumação”-
Formar os funcionários sobre a nova estrutura

· - Realizar sessões de esclarecimento a Juntas de Freguesia e Associações mais representativas

· - Implementar a nova estrutura

· - Estabelecer um período de acompanhamento e apreciação

5) Acompanhamento-
Verificar se os circuitos de apreciação fluem como previsto

· - Verificar a necessidade de proceder a reajustamentos na estrutura

6) Monitorização contínua –
Estabelecer critérios que permitam medir ganhos de eficácia

· - Estabelecer critérios que permitam medir ganhos de eficiência

· - Instalar um observatório

Este observatório não é mais do que um instrumento de autocrítica permanente (pois esta é a base de toda a evolução) e de procura continuada de soluções que melhorem o desempenho da organização. Consiste basicamente na recolha de informação na aplicação informática relativamente ao número de processos entrados, tipo de processos e ponto de situação de cada um relativamente ao tempo previsto no circuito de instrução, na análise dos elementos recolhidos e na busca de soluções para problemas eventualmente detectados.

CML – Principais Dificuldades:

- Dificuldade em implementar alterações/inovações

- Dificuldade na motivação dos recursos humanos

CML – Principais Desafios:

- Conseguir envolver os funcionários na “arrumação da casa” e conseguir posicionar a “arrumação” como factor de motivação.

Na sequência do insucesso duma reestruturação recente os funcionários estarão certamente mais cépticos e mais apáticos, pelo que será de esperar maior dificuldade em os envolver e sobretudo em os motivar com base na “arrumação”.

- Criar mecanismos de gestão que permitam aproximar a dinâmica da organização da do sector empresarial privado.

- Criar mecanismos de gestão facilmente transmissíveis aos sucessores políticos.

Considero que se se conseguir implementar circuitos de instrução de procedimentos claramente definidos e comuns a todos quantos apreciam o mesmo tipo de procedimento, ser houver normas de instrução e descritivos de funções escritas e efectivamente implementadas em toda organização, se houver uma monitorização contínua da actividade da organização de forma a ser clara a leitura dos ganhos obtidos, se houver uma identificação nítida dos objectivos a atingir, haverá então um “pacote de instrumentos de gestão” que poderá ser transmitido aos representantes da forças políticas que ao longo do tempo venham a ser encarregues de gerir a câmara.

- Criar uma Cultura Organizacional na verdadeira acepção da palavra que possa sobreviver à rotatividade política.

Considero que se deveria tentar aproveitar a arrumação da casa para tentar tornar a CML menos exposta aos ventos (ou vendavais) da mudança política. Os valores que vierem a presidir à “arrumação da casa”, as normas que vierem a ser implementadas durante esse período e os comportamentos que vierem a ser incutidos nos funcionários, associados à grande estabilidade da sua permanência na organização poderão vir a criar um novo espírito característico e a fomentar novas crenças de forma a que se possa vir a sentir uma nova cultura organizacional ou, melhor dito, uma cultura organizacional no verdadeiro sentido da expressão.

publicado por Maria José Nogueira Pinto às 12:37
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